Başarılı Bir Proje Yöneticisinin Özellikleri

Projelerin başarıya ulaşması için birçok faktör vardır; üst yönetimin projeyi sahiplenmesi, paydaşların ve çalışanların projeyi benimsemesi, finans ve insan kaynağı konusunda projeye gerekli desteklerin verilmesi bunlardan bazılarıdır.

Proje yöneticisi, projenin başından sonuna kadar istenilen şekilde gitmesini sağlayacak olan sorumlu kişidir. En nihayetinde bizim gibi bir insan olan proje yöneticisinde aranılan bazı kişisel özellikler vardır. Bu özellikler birçok kişiye göre farklılık göstermekle beraber, en önemli olanları aşağıdaki gibi sıralanmıştır:

Planlama Yeteneği: Başarılı bir proje yöneticisi projeye başlamadan önce yapılacak işleri, aksiyonları ve 3 ana unsur olan “kapsam, zaman ve maliyet planlarını” oluşturmalıdır. Projenin tam ve etkin yürütülmesinin ilk adımı detaylı ve doğruluk derecesi yüksek bir proje planı oluşturabilmekten geçer. Proje planı oluştururken paydaşlarla görüşülmeli , “beyin fırtınası” ve “delphi tekniği” gibi tekniklerle plana son halini vermelidir. Eğer proje yöneticisi, projenin yürütülmesine geçmeden önce planlamayı bitiremiyor ve yapılacak işleri kestiremiyor, paydaşlardan da gerekli bilgileri alamıyor ise en son çare olarak “aşamalı olgunlaşma” yöntemini uygular. Bu sayede proje yürütülmesi safhasında bile proje planı güncellenebilir.

Müşteri Odaklılık: Her projede müşteri kesinlikle vardır. Başarılı bir proje yöneticisi müşteriyi daima ön planda tutanlardır.  Müşteriyi etkin bir şekilde dinler, isteklerini ve taleplerini proje ekibiyle beraber analiz eder ve gerekli değişiklikleri gerçekleştirir. Müşteriden gelen değişiklik talepleri projenin her aşamasında gelebilir. Proje sonuna doğru gelen değişiklik talepleri ise tabi ki projede daha fazla iş gücü, insan kaynağı ve malzeme kaybına yol açabileceği gibi maliyet artışına da neden olabilir. Bu nedenle müşteri değişiklik talepleri, proje entegre değişiklik kontrolü bünyesinde değerlendirilmeli ve buradan çıkan karara göre değişiklik uygulanmalı veya reddedilmelidir.

Esneklik ve Çözüm Odaklılık: Çözüm odaklı olmak projenin yürütülmesi esnasında başarılı bir proje yöneticisinin ihtiyacı olan en önemli özelliği olacaktır. Zira ortaya çıkan sorunlar karşısında proje yöneticisi öncelikle hazırlamış olduğu proje planına bakmalı, tanımlanmamış bir risk veya sorun karşısında varsa çözüme yönelik en uygun cevabı verebilmelidir. Çözüm odaklı olmak, projeyi yaşanan dar boğazlardan çıkardığı gibi hedeflere de kararlı şekilde bir adım daha atılmasını sağlamış olacaktır. Proje yöneticisi esnek olması sayesinde, değişen koşullara ve durumlara anında reaksiyon göstererek uyum sağlayabilecektir.

İletişim ve Empati Yeteneği: Başarılı bir proje yöneticisinin işi %80-90 oranında “etkin iletişim” dir. Proje yöneticisi, tüm paydaşları çok iyi dinlemeli, neye ihtiyaçları olduğunu anlamalı, paydaşları güç/çıkar tablosunda uygun şekilde yerleştirmelidir. Proje iletişimi, projenin tüm paydaşlarıyla devamlı iletişim halinde olmayı zorunlu kılar. Empati kurabilen proje yöneticisi bir adım öne geçecek, paydaşları çok daha iyi anlayacak ve sorunların asıl kaynağının ne olduğunu daha net şekilde ortaya koyacaktır.

Kendine Güvenmek ve Liderlik: Başarılı bir proje yöneticisi, projenin her aşamasında projeye olan bağımlılığını ve ilgisini üst düzeyde tutmalıdır. Proje yöneticisi projeye ne kadar güveniyorsa paydaşları ve proje ekibinin de projenin hedeflerine olan inancı doğru orantılı olarak artacaktır. Projeye güvenmenin ilk adımı da proje yöneticisinin kendine olan güveninden geçer. Proje yöneticisi liderlik yeteneğini kullanması sayesinde paydaşları ve ekibi proje hedeflerine yönlendirebilir ve cesaretlendirebilir. Proje yöneticisi, klasik yönetici mantığından çıkıp kitleleri sürükleyebilen liderlik vasfına sahip olmalıdır.

Kontrol ve Koordinasyon Yeteneği: Başarılı bir proje yöneticisi daima projesinin temel planlarını (kapsam, zaman, maliyet) kontrol eder. Projenin her aşamasında hedeflerle bu planları karşılaştırarak kazanılmış değer yöntemini uygular. Bu teknik ile projenin hedeflerden ne kadar saptığını görür. Varyans analizi ile de hedefle gerçekleşen arasındaki farkı ortaya koyar. Yapılan bu kontroller sayesinde projeye erken müdahale imkânı doğar. Proje yöneticisi, paydaşlar arasında, ekipler arasında, sponsor ve müşteri ile toplantılar da dahil olmak üzere her zaman koordinasyon ve organizasyon becerilerini kullanır. Projenin koordine edilmesi ile toplantılar ve çalışmalar yapılır, proje için önemli kararlar alınır. Projenin başarıya ulaşması proje yöneticisinin koordinasyon yeteneği ile doğrudan ilişkilidir.

Kazan – Kazan Odaklılık: Başarılı bir proje yöneticisi, proje paydaşlarının her birinin ayrı ayrı istekleri olduğunu ve projeden kendilerine uygun farklı beklentileri olduğunu bilmelidir. Bu sebeple, projenin yürütülmesi safhasında bazı dönemlerde paydaşlar arasında çatışmalar, tartışmalar çıkacaktır.  Paydaşların her biri kendi fonksiyonel işleri açısından hangisi en iyisi ise onu savunacaktır. Proje yöneticisi bu tür tartışmaların normal bir süreç olduğunu kabul etmeli ve paydaşlar arasında en uygun çözüm metodunu geliştirmelidir. Öncelikle, sorun ile yüzleşmeli ve sonrasında da her iki tarafın çıkarına olacak şekilde (Kazan-Kazan Metodu) tartışmayı yönetmelidir. Buradaki en son seçenek zorlama yöntemi ile son kararı proje yöneticisinin kendisinin vermesidir.

Şeffaflık ve Örnek Almak: Başarılı bir proje yöneticisi, projesinin başarıya ulaşması için daha önceden yapılmış benzer projelerin şablonlarını örnek alabilir. Önceki projenin yöneticisi ile iletişime geçerek kendi projesine uyarlamalar yapabilir. Proje yöneticisi dürüstlüğü, şeffaflığı ile tüm paydaşlar için örnek temsil eder. Ayrıca proje durum raporları ile proje hakkındaki bilgileri tüm paydaşlarla eşit seviyede paylaşılması projenin sağlıklı ilerlemesi için çok önemlidir. Bu nedenle bilgilerin dağıtılması ve paydaş beklentilerinin yönetilmesi süreçlerine azami derecede dikkat edilmelidir.

Kaynakça:

Başarılı Bir Proje Yöneticisinde Olması Gereken 8 Özellik